Folge #50: NPO-Tuning: Vom Vorstands-Frust zur Umsetzungs-Kraft

00:00:00: Vor einigen Monaten hatte ich Kontakt mit der Präsidentin eines Schweizer Berufsverbandes.

00:00:06: Sie war seit Jahren mit Herzblut dabei, aber restlos frustriert.

00:00:10: Was sie mir erzählte, kannte sich nur zu gut!

00:00:14: Im Vorstand werden Sitzung um Sitzungen dieselben Diskussionen geführt ohne dass sich etwas bewegt.

00:00:21: Die Vorstandsmitglieder ihrerseits sind ebenfalls frustrierd – sie haben das Gefühl, dass ihre Arbeit nicht gesehen und nicht wertgeschätzt wird.

00:00:30: Bei Entscheidenden fühlen sie sich regelmäßig übergangen.

00:00:33: Gleichzeitig überschreiten genau diese Vorstandsmitglieder immer wieder ihre Kompetenzen, nicht aus Böswilligkeit sondern aus Idealismus – Sie meinen es ja nur gut!

00:00:46: Was sie mir erzählte sehe ich in NPOS immer wieder Es wird sehr viel geredet und unglaublich wenig umgesetzt.

00:00:55: Die Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt, die Kommunikation im Vorstand ist ungenügend und das Frustpotenzial wächst von Sitzung zu Sitzungen.

00:01:06: Ein paar Wochen später trafen wir uns in meinem Workshopraum wieder – die Präsidentin der ganze Vorstand und ich.

00:01:14: Ziel war es, das Ruder rumzureißen!

00:01:17: Wir verbrachten ein Wochenende mit Vision, Strategie- und Umsetzungsplan.

00:01:22: Heraus kamen klare Verantwortlichkeiten, eine konstruktive Sitzungsstruktur, eine Vision für Zwanzig Dreißig und ein realistischer Umsetzungsplan.

00:01:34: Also genau das was ich auch mit KMU-Führungsteams erarbeite – und trotzdem NPO's ticken anders!

00:01:43: Sie haben Strukturen die in einem KMUs undenkbar wären.

00:01:48: Sie sind basisdemokratische Gebilde und sie spielen nach etwas anderen Regeln.

00:01:54: Hattest du auch schon das Gefühl, in deinem Vereinsvorstand drehst Du Dich im Kreis?

00:02:00: Bleib dran – und hör Dir diese Folge an!

00:02:05: In dieser Folge geht es um Non-Profitorganisationen also Vereine Stiftungen Genossenschaften Verbände Und um die Frage welche Werkzeuge aus der KMU Welt dort funktionieren welche angepasst werden müssen und welches Konzept ich daneben noch zur Hand nehme, wenn ich mit NPO-Vorständen arbeite.

00:02:27: Es sind die acht Prinzipien für die Verwaltung gemeinschaftlicher Ressourcen von Eleanor Ostrom!

00:02:34: Bevor ich loslege – Wenn du selbst im Vorstand einer NPO sitzt und dich gerade adapt fühlst dann bleib unbedingt bis zum Schluss.

00:02:43: Ich habe am Ende der Folge ein konkretes Angebot für Dich.

00:02:49: Schauen wir uns zuerst an, woran NPO's typischerweise leiden.

00:02:55: Vorstände kommen meist erst dann auf mich zu wenn die Situation schon recht verfahren ist.

00:03:01: Es ist viel Frust da, viel Ärger und niemand spricht das mehr offen aus.

00:03:08: Das hat zwei Hauptursachen und du wirst sie beide kennen.

00:03:12: Erstens das Ehrenamt.

00:03:14: In den allermeisten NPOs Arbeit der Vorstand ehrenamtlich und das verändert die Spielregeln.

00:03:22: Ohne Bezahlung wird es schwierig, Leistung einzufordern!

00:03:26: Du kannst niemandem die Stunden abziehen wenn er sein Resort nicht im Griff hat.

00:03:32: Du kannst keinen Bonus versprechen, wenn jemand ein Projekt durchzieht – was du hast ist die intrinsische Motivation der Mitglieder.

00:03:43: Wer Monate oder Jahre Energie investiert und nicht vom Fleck kommt, hört irgendwann auf.

00:03:50: Zweitens die Entscheidungswege.

00:03:53: NPO sind basisdemokratisch organisiert – Generalversammlung, Vorstandswahl, Statuten, Reglemente.

00:04:01: Das alles ist nicht beliebig das es gesetzlich oder statutarisch festgelegt.

00:04:07: Du kannst nicht einfach durchregieren, weil du der oder die Beste mit der besten Idee bist.

00:04:14: Und genau das produziert zusätzlichen Frust gerade bei Vorständen, die im Hauptberuf Unternehmerinnen- oder Führungskräfte sind.

00:04:24: Sie sind gewohnt zu entscheiden und im Vorstand müssen sie diskutieren, abwägen – gemeinsam entscheiden!

00:04:32: Diese beiden Dinge zusammen Kein Druckmittel über die Bezahlung, langsame Entscheidungswege machen NPOs zu einem ganz eigenen Spielfeld.

00:04:45: Was viele Vorstände dann tun?

00:04:48: Sie versuchen das mit reiner Kraft zu kompensieren!

00:04:51: Mehr Sitzungen, längere Sitzung mehr Mails, mehr Druck... Das funktioniert nicht.

00:04:58: es macht alles nur schlimmer.

00:05:01: was funktioniert sind klare Werkzeuge.

00:05:04: Vier davon setze ich bei jedem NPO-Mandat ein und es sind exakt die gleichen, die ich auch in KMU verwende.

00:05:13: Das erste ist der Strategische Visions-und Umsetzungsplan.

00:05:17: Ich habe ihn dir in Folge drei vorgestellt.

00:05:20: Auch eine NPO braucht eine Vision.

00:05:24: Eine NPO braucht Werte Eine NPO braucht Jahresziele Und Quartalsziele Und sie braucht das alles auf einer Seite, damit es im Vorstand greifbar ist.

00:05:35: Genau das tut der SWUP!

00:05:39: Beim Schweizer Verband – von dem ich vorhin erzählt habe – haben wir am Wochenende eine Vision für zwanzig-dreißig entwickelt.

00:05:47: Diese Vision ist jetzt der Maßstab an dem sich jede Diskussion ausrichten lässt.

00:05:53: Bringt uns das näher zu unserer Vision.

00:05:56: zwanzigg dreißig oder nicht?

00:05:58: Das zweite, ROX oder OKARS.

00:06:01: Also strategische Projekte bzw.

00:06:04: Ziele im Quartal.

00:06:07: Ich habe die ROX in Folge V vorgestellt und in Folge forty-seven die Frage diskutiert ob OKARS oder ROX für dich besser passen.

00:06:16: Im Kern ist es das gleiche Du brichst eine Jahresziele auf drei Monate herunter definierst drei bis sieben Stück Fast, vielfach überprüft, ambitioniert spezifisch und transparent kommuniziert.

00:06:30: Und überprüfst Sie an jeder Vorstandssitzung.

00:06:34: Damit hat plötzlich jedes Resort einen konkreten Auftrag der in drei Monaten fertig sein soll – nicht irgendwann mal!

00:06:43: Im NPO-Umfeld sieht das ein bisschen anders aus, da definiere ich diese Rocks oder Okias normalerweise auf Jahresbasis und Nichtquartalsbasis.

00:06:55: Das dritte – die Sitzungsformate.

00:06:57: Ich habe sie in Folge sechs und dreizehn ausführlich besprochen.

00:07:02: Im KMU empfehle ich für taktische Themen einen wöchentlichen Rhythmus.

00:07:07: In einer NPO ist es meist zu viel.

00:07:10: Für die meisten Vorstände reicht eine monatliche Sitzung von sechzig bis neunzig Minuten, in der Reporting, Kennzahlen, Rocks bzw.

00:07:20: Okias und die zwei oder drei wichtigsten taktischen Probleme abgearbeitet werden.

00:07:26: Dazu einmal im Jahr einen ganzen Tag oder ein Wochenende für Strategie- und Vision – vorher nachher nichts, keine Dauerschleife!

00:07:36: Und das vierte?

00:07:37: Die Accountability Chart Die Rollenklarheit aus Folge eins und zehn.

00:07:43: Wer hat welches Resort?

00:07:45: Was sind die fünf bis sieben wichtigsten Verantwortlichkeiten dieser Resorts?

00:07:51: Was ist die Kompetenzen, die damit verbunden sind?

00:07:55: In dem Moment, in dem ein NPO-Vorstand das schwarz auf weiß hat hören die Kompetenzüberschreitungen aus Idealismus auf.

00:08:03: Nicht weil die Leute weniger Idealismus haben sondern weil sie wissen wo ihr Spielfeld endet.

00:08:10: Das sind die Werkzeuge und sie funktionieren aber – und das ist der Punkt – Sie funktionieren nicht eins zu eins wie im KMU.

00:08:22: Schauen wir uns die wichtigsten Stolperfallen an.

00:08:25: Stolperfalle eins, die Ehrenamtlogik.

00:08:29: Wenn du in einem KMU sagst diese Verantwortlichkeit liegt bei dir dann erwartest Du Lieferung.

00:08:36: Im Ehrenamten funktioniert das anders.

00:08:38: Du musst die Erwartungen trotzdem klar setzen aber du musst sie auch aushandeln.

00:08:45: Was kann dieses Vorstandsmiglid realistisch leisten neben Beruf und Familie?

00:08:50: Welche Erwartung ist okay welche nicht?

00:08:54: Eine Accountability-Chart in einer MPO ist deshalb nie eine Anweisung, sondern eine Vereinbarung.

00:09:01: Und wenn jemand seine Vereinbarungen nicht hält, kannst du nicht entlassen!

00:09:06: Du musst ein Gespräch führen – im Notfall sucht dir gemeinsam jemanden der oder die die Rolle übernimmt.

00:09:14: Stolperfalle II Die Entscheidungslogik.

00:09:18: Hier sind zwei Ebenen wichtig.

00:09:21: Die erste Ebene ist der rechtliche Rahmen.

00:09:24: Im KMU entscheidet im Zweifel der oder die Inhaber in.

00:09:29: In einer NPO ist das schlicht nicht so.

00:09:32: Die Statuten, das Schweizer Vereinsrecht, im Obligationenrecht, das Stiftungsrecht – das gibt einen Rahmen vor den du nicht einfach umgehen kannst!

00:09:43: Wenn deine Strategie eine Statutenänderung verlangt, brauchst Du eine Generalversammlung.

00:09:49: Wenn ein Entscheid in der Kompetenz der Mitgliederversammlung liegt, kannst du ihn nicht im Vorstand durchziehen.

00:09:56: Das ist keine Schikane – das ist die Spielregel!

00:09:59: Die zweite Ebene ist die Entscheidungsform im Vorstand selbst.

00:10:04: Formal kannst Du im Vor- stand demokratisch entscheiden also per Mehrheit und sehr viele Vorstände tun das auch.

00:10:12: Ich halte das aber für eine der schwächsten Entscheidungsformen, die du in einem Gremium wählen kannst.

00:10:20: Ich habe das in Folge achtundzwanzig ausführlich begründet.

00:10:24: Wer in der Minderheit überstimmt wird trägt den Entscheid nicht – er erträgt ihn und das vergiftet die Vorstandskultur über die

00:10:33: Zeit.".

00:10:34: Aus meiner Sicht ist der Konsent der beste Weg!

00:10:38: Konsent ist nicht dasselbe wie Konsens.

00:10:42: Beim Konsent müssen alle dafür sein, was selten klappt.

00:10:46: Beim Consent reicht es aus wenn niemand mehr ein begründetes Nein das ist gefährlich einlegt.

00:10:54: Damit triffst du in einem Vorstand schneller bessere Entscheide und vergiftest die Atmosphäre nicht.

00:11:01: Auch hier sind beide Extreme nicht zielführend.

00:11:05: Wer KMU Tools eins zu eins durchdrückt, scheitert am Ehrenamt und an der Entscheidungslogik.

00:11:12: Wer dagegen alles laufen lässt – weil es ist ja nur ein Verein?

00:11:16: Ernte genau den Frust- und Stillstand, den ich am Anfang beschrieben habe!

00:11:21: Der Schlüssel liegt irgendwo in der Mitte Die KMu Werkzeuge anwenden aber so kalibriert dass sie in der NPO Logik tragen.

00:11:33: Und damit kommen wir zum zweiten Teil dieser Folge, dem Konzept das mir bei der Kalibrierung hilft.

00:11:40: Die amerikanische Wirtschaftswissenschaftlerin Elinor Ostrom hat im Jahrhundert als erste Frau den Wirtschaftsnobelpreis erhalten – für ihre Arbeit zur Verwaltung gemeinschaftlicher Ressourcen.

00:11:56: Sie hat über Jahrzehnte untersucht wie Gemeinschaften Bauengenossenschaften, Fischergemeinschaften, Bewässerungssysteme, Almwirtschaften über Generationen hinweg Ressourcen verwalten ohne dass sie kollabieren oder das ein Staat einschreiten muss.

00:12:16: Ihr Buch dazu heißt Governing the Commons.

00:12:19: Ich verlinke es dir in den Show Notes.

00:12:22: Aus ihrer Forschung hat sie acht Prinzipien abgeleitet, die langfristig erfolgreiche Selbstverwaltungsgemeinschaften gemeinsam haben.

00:12:33: Ich nenne Sie dir kurz – denn sie übersetzen sich erstaunlich gut auf NPO's!

00:12:40: Wer gehört zur Gemeinschaft?

00:12:42: Wer

00:12:42: nicht?!

00:12:43: Was ist die gemeinsame Ressource?

00:12:46: Übersetzt auf eine NPO, wer ist Mitglied?

00:12:50: Was ist der Zweck?

00:12:51: Was machen wir und was machen wir nicht.

00:12:54: Nummer zwei – Regeln die zu den lokalen Bedingungen passen.

00:12:59: Es gibt keine Universalstatuten.

00:13:02: Die Regeln einer Almgemeinschaft sehen anders aus als die einer Fischergenossenschaft.

00:13:09: Die Vorstandsstruktur und die Reglemente einer NPO müssen zu ihrem Zweck ihrer Größe und ihrer Kultur passen.

00:13:18: Kopierte Statuten sind selten gute Statuten.

00:13:22: Nummer drei, kollektive Entscheidungsfindung – die Betroffenen können bei den Regeln mitgestalten.

00:13:30: Im NPO-Kontext bedeutet das und einbezogen, nicht nur formal an der Generalversammlung.

00:13:41: Nr.

00:13:41: V – Überwachung.

00:13:43: Es gibt eine Kontrolle ob die Regeln eingehalten werden, idealerweise durch die Gemeinschaft selbst.

00:13:51: In einer MPO bedeutet das Eine funktionierende Revision, eine ehrliche Berichterstattung im Vorstand Ein klarer Blick auf die eigenen KPIs.

00:14:06: Wer gegen die Regeln verstößt, wird zuerst sanft dann härter konfrontiert.

00:14:12: Nicht beim ersten Verstoß ausgeschlossen.

00:14:16: Übersetzt – Konfliktgespräch zuerst, dann formale Maßnahme im Extremfall-Ausschluss aus dem Vorstand.

00:14:25: Nie die Atombombe als Erstreaktion.

00:14:29: Nr.

00:14:29: sechs – Mechanismen zur Konfliktslösung.

00:14:33: Es gibt einen einfachen, schnellen Weg Konflikte zu klären.

00:14:37: Im Bezug auf die MPO heißt das ein klares Vorgehen wenn es zwischen Vorstandsmitgliedern Kraft oder Zwischenvorstand und Mitgliedschaft nicht im stillen Schwellen lassen.

00:14:50: Nr.

00:14:50: sieben Anerkennung der Selbstorganisation.

00:14:55: Übergeordnete Instanzen Start Dachverband.

00:14:58: Behörden akzeptieren das Recht der Gemeinschaft, sich selbst zu organisieren.

00:15:05: Für eine NPO heißt es Du darfst und sollst deine eigene Kultur und deinen eigenen Spielregeln haben solange du dich an Recht und Statuten hältst.

00:15:18: Und Nummer Acht Das gilt vor allem für größere Systeme verschachtelte Strukturen.

00:15:25: Große Gemeinschaften gliedern sich in kleinere, autonome Einheiten die ineinandergreifen.

00:15:32: Übersetzt auf einen Dachverband mit Kantonalsektionen oder eine große Stiftung mit Resorts.

00:15:39: Jede Ebene hat eigene Verantwortung und eigene Entscheidungsspielräume.

00:15:46: Du siehst diese acht Prinzipien sind keine Werkzeuge.

00:15:50: Sie sind Designkriterien.

00:15:52: Ich nehme Sie auch nicht explizit ins Workshop-Programm auf.

00:15:56: Ich berücksichtige sie bei der Ausgestaltung der Werkzeuge.

00:16:01: Wenn ich eine Accountability Chart für einen Vorstand baue, schaue ich dass die Grenzen klar sind.

00:16:08: Prinzip eins – das die Regeln zu dieser konkreten NPO passen.

00:16:13: Prinzip zwei – dass es Eskalations und Konfliktwege gibt.

00:16:18: Prinzip fünf und sechs Wenn ich Sitzungsformate aufsetze, achte ich darauf das kollektive Entscheidungsfindung möglich ist – Prinzip drei und dass es eine ehrliche Überwachung der eigenen Versprechen gibt.

00:16:34: Prinzip vier Das ist die Kalibrierung KMU-Werkzeuge plus Ostterms.

00:16:40: acht Prinzipien als Designkriterien.

00:16:43: so funktioniert es!

00:16:46: Und damit komme ich zur Kernbotschaft dieser Folge Auch Non-Provets kann man professionell führen.

00:16:53: Es braucht andere Werkzeuge als reine KMU Logik, aber es braucht eben Werkzeugen.

00:17:01: Engagement allein reicht nicht aus!

00:17:08: Wenn dich das berührt weil du selbst in einem NPO Vorstand sitzt und ihr nicht vom Fleck kommt dann habe ich ein konkretes Angebot für Dich.

00:17:18: Ich biete einen Workshop an der heißt NPO Tuning.

00:17:23: Er richtet sich an Vorstände von Stiftungen, Vereinen, Verbänden, Genossenschaften – also an dich wenn ihr aktuell mehr diskutiert als umsetzt und der Frust spürbar wächst.

00:17:36: Das Format ist zwei Tage intensiv mit dem gesamten Vorstand – idealerweise bei mir im Workshopraum!

00:17:44: An diesen zwei Tagen arbeiten wir an Vision, Strategie und dann den vier Werkzeugen die ich dir vorhin vorgestellt habe.

00:17:53: Kalibriert auf eure NPO Realität!

00:17:56: Und danach kommt die Nachbegleitung.

00:17:59: Ich begleite eure Vorstandssitzungen und unterstütze das Team über die folgenden Monate damit dass was wir aufgesetzt haben auch wirklich gelebt wird.

00:18:09: kein hübsches Flipchart, das nach drei Monaten in der Schublade verstaubt, sondern eine Vorstandsarbeit bei der sich die Diskussionen nicht mehr wiederholen.

00:18:19: Dieses Angebot hat auch einen speziellen Preis, der auf NPS zugeschnitten ist.

00:18:25: Meldet dich am einfachsten per E-Mail auf podcastatantarios.ch oder du buchst dir direkt einen fünfzehn Minuten Kennenlerntermin mit mir.

00:18:40: Den Link findest du auch in den Show Notes dieser Folge.

00:18:47: Zum Schluss wie immer eine kurze Zusammenfassung der Folge.

00:18:51: NPO leiden meist an zwei Dingen – fehlender Druckmittel, weil ehrenamtlich und langsameren Entscheidungswegen, weil Basis demokratisch.

00:19:02: Daraus entsteht der typische Frust.

00:19:05: Vier KMU-Werkzeuge funktionieren auch in NPOS hervorragend.

00:19:10: Swoop für Vision und Strategie, Rocks oder OKAs für die Quartalsplanung, monatliche Sitzungsformate und die Accountability Chart für Rollenklarheit.

00:19:22: Diese Werkzeuge müssen kalibriert werden.

00:19:25: Eins zu eins.

00:19:26: KMu-Logik bricht am Ehrenamt und an der Entscheidungslogik.

00:19:31: Mehrheitsentscheide im Vorstand sind selten der beste Weg.

00:19:35: Der Konsent ist es!

00:19:38: Gar nichts professionalisieren produziert Frust und Stillstand, das Schlüssel liegt in der Mitte.

00:19:45: Als Designkriterien für die Kalibrierung helfen mir die acht Prinzipien von Eleanor Ostrom aus Governing the Commons von klar definierten Grenzen über kollektive Entscheidungsfindung bis zu abgestuften Sanktionen und Konfliktlösungsmechanismen.

00:20:04: Auch Non-Provids kann man professionell führen, Engagement allein reicht nicht – es braucht Werkzeuge und es braucht sie kalibriert!

00:20:14: In der nächsten Folge werde ich dir das Thema interkulturelle Teams vorstellen Wie du als Unternehmerin oder als Führungsperson Teams führst, in denen mehrere Kulturen aufeinander treffen und welche Werkzeuge dir dabei helfen.

00:20:30: Ich freue mich wenn Du wieder dabei bist!

00:20:34: Das Buch von Elinor Ostrom – Governing the Commons verlinke ich Dir in den Show Notes.

00:20:40: Bitte beachte dass es sich um einen Affiliate-Link handelt.

00:20:45: Auf jeden Fall wünsche ich dir viel Erfolg und Spaß mit deinem Business.

00:20:49: Bis zum nächsten Mal!